30. 04. 2020

Time – managemente a 4 mýty o ktorým by ste mali prestať veriť

Manažment času sa stal niečo ako kultúrna obsesia a ako každý kultúrny fenomén, aj časový manažment je obklopený mýtmi - vrátane skutočného významu tohto pojmu. Time management, manažment času, či riadenie času znamená našu schopnosť plánovať a kontrolovať čas, ktorý máme, aby sme efektívne dosiahli naše ciele. Ide o vyváženie našich povinností s časovým obdobím, ktoré musíme splniť. Faktom však je, že zvládnutie time managementu je pre väčšinu z nás bojom. Preto sa obraciame na celý rad zdrojov, ktoré nám pomôžu efektívnejšie riadiť náš čas. Existuje neskutočne veľa „zaručených“ návodov, kníh, kurzov a mobilných aplikácií, ktoré sľubujú zvýšenie našej produktivity. Mnohí odborníci sa domnievajú, že majú tie najlepšie tipy na stanovenie priorít a vyváženie zodpovedností a úloh. Sme zahltení množstvom   informácií, medzi ktorými sú však aj mýty, polo pravdy a zlé rady, ktoré by mohli mať v skutočnosti väčší negatívny dopad. Ak si ich osvojíte, mohli by ste si vytvoriť návyky, ktoré skutočne znižujú vašu produktivitu. Inými slovami, len preto, že jeden jednotlivec mal úspech s jednou technikou, neznamená, že je to „najlepší“ spôsob, ako vyriešiť hlavolam pre manažment času. V skutočnosti vás môže nastaviť, aby ste zlyhali.
Máme sklon premýšľať o riadení času iba v súvislosti s prácou. Časový manažment je však tiež dôležitý pre čo najlepšie využitie nášho domáceho života a koníčkov. Efektívne riadenie času vám prináša množstvo výhod. Môže zvýšiť vašu sebadôveru tým, že vám poskytne pocit úspechu, zníži úroveň stresu a umožní vám venovať viac času veciam, na ktorých vám záleží.

Tu sú najbežnejšie „mýty“, ktoré počujeme o „časovom manažmente“.

Mýtus č. 1: Musíte si vytvoriť zoznam úloh

Vyhľadajte tipy na time management času a medzi prvými na zozname bude: Vytvorte si zoznam úloh! Toto odporúčanie znie dosť jednoducho a  môže skutočne fungovať - ale iba pre určitých ľudí . V skutočnosti je známe, že zoznam úloh v niektorých prípadoch spôsobuje viac škody ako úžitku. Ak ste to vyskúšali a stále bojujete, nie je to vaša chyba. Po vytvorení zoznamu sa budete cítiť povinní dokončiť každú položku v danom dni. Ak sa vám nepodarí splniť každú jednu malú úlohu (čo sa často stáva vďaka našej tendencii podceňovať, ako dlho to bude trvať), budete sa na konci každého dňa cítiť sklamaný. Vaša frustrácia bude prameniť z pocitu, že ste sa nedostali ku „všetkému“, aj keď ste mali inak produktívny deň. To znamená, že zoznamy úloh môžu byť demotivujúce. Zoznamy úloh, ktoré treba urobiť, neurobia nič pre to, aby ste túto úlohu vykonali. Jednoducho vám pripomínajú, že ešte nie sú hotové. Zoznamy úloh tiež vytvárajú pokušenie zamerať sa na menej náročné úkony, iba ste niečo vyradili zo zoznamu. Je ľahšie odškrtnúť pár nenáročných činností, užiť si dopamínovú podporu a oklamať, aby ste si mysleli, že ste produktívnejší. Kritické úlohy sa však vrátia späť.

Mýtus č. 2: Multitasking vám šetrí čas

Napriek tomu, že multi-tasking je často považovaný za efektívny spôsob, ako rýchlo dokončiť viacero úloh, váš mozog sa v skutočnosti nemôže sústrediť na viac ako iba na jednu vec. Splnenie všetkých úloh na vysokej úrovni si vyžaduje vašu úplnú pozornosť. Keď sa pohybujete medzi niekoľkými činnosťami, nemôžete sa sústrediť výlučne na každú z nich, pretože vaša pozornosť je rozptýlená medzi viacero rôznych myšlienok a aktivít. Namiesto toho, aby ste robili viac práce rýchlejšie, vaša energia bude vyčerpaná a vaša schopnosť myslenia sa zníži, takže bude oveľa ťažšie vytvárať inovatívne riešenia zložitých problémov. Aj keď vykonávanie viacerých úloh súčasne môže byť produktívne, výstup je v konečnom dôsledku oveľa menej efektívny, pretože môže obsahovať chyby, vynechanie dôležitých vecí alebo dokonca opakovanie celej úlohy. I keď sa vám môže zdať, že dokážete zvládnuť niektoré mentálne úlohy súčasne s niektorými fyzickými úlohami, ako napríklad, že počúvate audio knihu zatiaľ čo šoférujete, nie je to to isté, ako dve mentálne úlohy. Ak počas jazdy musíte pridať  ďalšiu mentálnu úlohu, napríklad zadať navigáciu, pravdepodobne prestanete knihu počúvať. Keď však dokončujete úlohy, ktoré nie sú bežné, alebo ak sa týkajú iných ľudí, je viacnásobné zadávanie úloh oveľa ťažšie. Napríklad odoslanie e-mailu súvisiaceho s prácou, keď hovoríte s niekým pred vami, môže spôsobiť, že vás bude rozptyľovať a vaša koncentrácia sa značne zhorší. Skúste sa preto sústrediť iba na jednu úlohu až do jej dokončenia a zistite, ako je váš deň efektívnejší.

Mýtus č. 3: Dokážete riadiť svoj čas.

Čas nemôžete riadiť. Už iba termín „riadenie času“ nedáva zmysel. Prestaňte byť posadnutý tým, čo nemôžete ovládať, a začnite sa sústrediť na to, ako efektívnejšie využiť svoj čas. Všetci máme každý týždeň rovnakých 168 hodín na to, čo chceme. Kľúčom je to, ako tento čas využívame. Môžeme ho používať rozumne alebo ho môžeme mrhať, ale nikdy ho nemôžeme vrátiť. Na konci dňa je to preč. Môžete usmerniť svoju energiu, aby ste zvýšili produktivitu. Začnite s vecami, ktoré máte pod kontrolou, ako napríklad dostatok spánku, cvičenie, zdravšie stravovanie a určovanie priorít. Teraz sa nadýchnite, zatvorte svoj e-mail a sociálne médiá a zamerajte sa plne na dôležité činnosti, aby ste posunuli svoju osobnú agendu dopredu. Zvýšte produktivitu svojho pracovného priestoru a začnite pracovať na najdôležitejších úlohách v čase špičkových výkonov.

Mýtus č. 4: Existuje dokonalý systém riadenia času.

K dispozícii dnes máte nekonečné množstvo rád pre efektívny time management. Tieto systémy môžu fungovať. Problém môže nastať vtedy, ak si myslíte, že tam niekde bude vždy lepší systém. Miesto toho, aby ste zlepšili ten aktuálny, ktorý máte a pracujete s ním, budete pátrať vždy po tom „dokonalom“. Pravda je, že perfektný systém riadenia času neexistuje. Na efektívnejšie riadenie času skutočne neexistuje žiadna čarovná formulka. To, ako a kedy ste schopní svoju prácu dokončiť, ovplyvňuje množstvo faktorov - od kultúry vašej spoločnosti, cez časové harmonogramy riadenia až po vlastné vnútorné hodiny. Najlepším spôsobom, ako zlepšiť svoj time management, je urobiť malé, prírastkové zmeny. Začnite s krátkodobými cieľmi: precvičte pridanie času vykonávania alebo plánovania do svojho kalendára, vyhradzujte jeden deň v týždni na návrat hovorov alebo netlačiacich e-mailov, alebo si dokonca objednajte voľnú hodinu pre náhle stretnutia do každého popoludnia. V priebehu niekoľkých týždňov uvidíte, aké zmeny najlepšie fungujú pre vás a váš tím pri ich implementácii. Potom podľa toho upravte. Môže vám to ušetriť iba 20 minút denne, ale nakoniec sa to zmení na hodiny.

Galéria: