Nastavte si efektívne Vaše priority
Snažíte sa dokončiť všetky rozrobené veci, pretože všetko je pre vás dôležité? Žiaľ, nie je dosť času na to, aby ste to postíhali, všakže? Ak ste v tichosti povedali áno, pravdepodobne nemáte jasnú predstavu o tom, aké sú vaše priority. Bez jasných priorít je ťažké riadiť svoj čas a dosiahnuť pokrok pri dosahovaní vašich cieľov. Príliš veľa zodpovedností vás v skutočnosti môže skôr spomaľovať. Zvládnutie určovania priorít však môže zmeniť váš život. Poznanie vašich priorít znižuje stres, pomáha vám ostať sústredený, môže zlepšiť produktivitu a riadenie času a dokonca pomôcť pri vyvážení pracovného a súkromného života, pretože vytvárate pevnejšie hranice pre váš pracovný deň. Čím sme starší a čím viac zodpovednosti získavame, tým je pre nás ťažšie usporiadať veci správnym spôsobom a zamerať sa na kľúčovú dôležitú úlohu, aby sa život stal úspešným. Je potrebné, aby ste všetko usporiadali správnym spôsobom, ktorý vás môže priviesť k hlavným životným cieľom. Ak nestanovíme priority, máme tendenciu nasledovať cestu najmenšieho odporu. To znamená, že riešime ako prvé tie úlohy, ktoré sú najjednoduchšie. Zložitejšie a menej zábavné úlohy si nechávame na neskôr a v mnohých prípadoch sa k nim ani nedostaneme. Až napokon nie je dosť času na ich zvládnutie alebo sa ich nahromadí toľko, že sa zaraz vrhneme do víru činnosti, stresu a sebaľútosti. Preto je stanovenie priorít také dôležité.
Existujú tri základné prístupy k stanovovaniu priorít, z ktorých každý pravdepodobne vyhovuje inému typu osobnosti. Prvý je určený pre prokrastinátorov, ktorí odkladajú nepríjemné úlohy. Druhý prístup je pre ľudí, ktorých úspech motivuje k väčšej činnosti a ktorí potrebujú zažiť každý deň aspoň malé víťazstvo. A tretí je pre analytickejšie typy, ktoré potrebujú vedieť, že v tejto chvíli pracujú na objektívne najdôležitejšej veci.
1. Efektívny time managment
„Riadenie času“ je skutočne nesprávne pomenovanie – tou najväčšou výzvou nie je spravovať čas, ale riadiť seba. Inými slovami, riadenie času nie je v skutočnosti o tom, ako efektívne urobiť viac za kratší čas. Časový manažment môže v skutočnosti znamenať, že toho urobíte podstatne menej. Pretože, ako kapitán, ktorý riadi loď vášho vlastného života, si musíte vybudovať schopnosť rozhodovať, kedy povedať áno a kedy povedať nie. Dwight D. Eisenhower, tridsiaty štvrtý prezident USA, si myslel, že by sme mali venovať pozornosť a čas našim činnostiam v súlade s ich dôležitosťou a naliehavosťou. Správne povedal, že sme príliš naklonení zamerať sa na veci, ktoré sú dôležité aj naliehavé, a vytvárať reakčné správanie založené na tom, čo sa musí urobiť hneď teraz, namiesto toho, aby sme sa sústredili na veci, ktoré sú dôležité a nie sú naliehavé, čo by bolo základom strategickejšieho správania založeného na dlhodobých cieľoch.
2. Teória zaváraninového pohára
Patríte medzi tie osoby, ktoré sú neustále zaneprázdnené, ale zdá sa, že sa nikdy nič nedokončíte. Potrebujete počuť múdrosť zaváraninovej nádoby. Vezmite zaváraninový pohár a naplňte ho pieskom. Teraz sa tam pokúste dať hrsť kameňov. Nedá sa to, však? Nie je pre ne miesto. Skúste teda najprv vziať najväčšie kamene a dať ich do pohára, potom vezmite tie menšie a znovu menšie. Vidíte, ako sa valia jeden cez druhý a zaplňujú dostupné miesto? Nakoniec prisypte trochu piesku, nádoba je plná a vám nič neostalo. Zaváraninový pohár predstavuje vizuálnu metafora na určenie toho, čo je užitočné a čo nie je užitočné. Každý deň vyplňujeme čas dôležitými, menej dôležitými a nepodstatnými vecami. Váš deň, teda nádobu, môžete naplniť nezmyselnými malými úlohami a nenechať miesto pre veľké veci, alebo môžete urobiť veľké a dôležité úlohy najskôr, potom menšie veci, a nakoniec vyplniť chvíle, ktoré máte k dobru tými zbytočnejšími aktivitami. Vizualizácia časového manažmentu v podobe pohára vám pomáha nastaviť priority pre každodenný život a plánovať úlohy takým spôsobom, aby ste na konci dňa mali čas nazvyš, miesto toho, aby ste bedákali nad tým, že deň má iba 24 hodín. Aby ste to uviedli do praxe, sadnite si dnes večer, pred tým než pôjdete spať a napíšte si tri najdôležitejšie úlohy, ktoré musíte zajtra urobiť. Ráno vytiahnite zoznam a zaútočte na prvý „veľký kameň“. Pracujte na tom, kým všetko nedokončíte, alebo kým už v danej veci nemôžete urobiť ďalší pokrok. Potom prejdite na druhý a potom na tretí. Po dokončení všetkých troch úloh, môžete začať s tými menej dôležitými aktivitami. A ak sa nedostanete k týmto menším činnostiam? S uspokojením budete vedieť, že ste splnili tri veľké veci. Pretože na konci pracovného dňa nebude nikoho zaujímať, či ste si upratali Váš pracovný stôl, usporiadali zásuvku ale skôr to, či ste sa napríklad pripravili na stretnutie s veľkým klientom.
3. Zjedzte živú žabu
Jeden zo slávnych výrokov Marka Twaina je ten, že ak bude prvou vecou, ktorú ráno urobíte to, že zjete živú žabu, môžete cez celý deň prejsť s vedomím, že najhoršia vec, ktorá sa vám v ten deň môže stať, už uplynula. Inými slovami, deň sa môže len vylepšiť! Vaša žaba je vaša najhoršia úloha, ktorú by ste mali vyriešiť ako prvú. Najlepšie pracovné návyky, s ktorými sa kedy stretnete, sú veľmi jednoduché: ráno urobte svoju najhoršiu resp. najťažšiu úlohu. Každý daný deň musíte vykonať jednu z hlavných priorít. Keď však máte pred sebou celý deň, zvádza vás to k tomu, aby ste danú úlohu ešte odložili, až kým nedopijete kávu, až po tom čo odpoviete na e-maily alebo pôjdete na obed. Ale rovnako ako raňajky sú najdôležitejšie jedlo dňa, prvá vec, ktorú v práci dosiahnete, nastaví tón na zvyšok dňa. Preto prvá vec, ktorú ráno podniknete, je jasná, kancelária je ešte tichá a nezačal pracovný zhon. Je to vaša jediná príležitosť uprednostniť to, na čom vám najviac záleží, predtým, ako telefón zazvoní a e-mailová schránka sa začne plniť správami. Vyhodením niečoho dôležitého z vášho zoznamu úloh ešte pred čímkoľvek iným, získate potrebnú dynamiku aj pocit úspechu a to ešte pred 10:00. Už dnes sa pripravte, aby ste zajtra ráno zajedli na žabu. Vyberte si žabu a napíšte jej znenie na kúsok papiera, ktorý uvidíte, keď sa ráno vrátite k svojmu stolu. Vytvorte si z tejto aktivity zvyk. Ak začnete každý deň uskutočňovaním niečoho dôležitého, urobíte viac než 90% ľudí v kancelárii.
