06. 04. 2020

5 tipov pre uskutočnenie efektívneho online meetingu

Video konferencie, online porady, či webináre umožňujú geograficky rozptýleným tímom spolupracovať, riešiť problémy a pracovať ako skupina. V prostredí globalizácie predstavujú efektívny a nízko nákladový spôsob vedenia pracovných stretnutí. V súčasnej situácii, kedy nás vírus COVID-19 uzavrel v našich domovoch a skomplikoval bežný chod firiem, naberá tento spôsob komunikácie na dôležitosti viac, než kedykoľvek pred tým. Majitelia firiem, zamestnanci a zainteresované strany musia stále ostať v kontakte, aby zabezpečili chod svojich prevádzok. Stretnutia s kolegami a klientmi, či všetky spoločenské udalosti súvisiace s prácou, boli preto presunuté do „virtuálneho sveta“. Čo robiť, aby Vaše virtuálne porady a stretnutia boli efektívne a produktívne? S náležitou prípravou a plánom môžete mať rovnaké výsledky, akoby ste boli všetci spolu v jednej miestnosti. Identifikovali sme pre Vás 5 krokov, ktoré Vás povedú tou správnou cestou.

1.        Dôkladne sa na meeting pripravte

Dôkladná príprava je kľúčová pred každým stretnutím, pri tých virtuálnych to platí dva krát toľko. Nestačí napríklad, aby ste si stiahli ten správny softvér. Musíte otestovať jeho fungovanie, oboznámiť sa s jeho prevádzkovaním a zabezpečiť, aby každý vedel, ako túto technológiu používať. Zistiť, že Vám nefunguje kamera, alebo že mikrofón vydáva divné zvuky priamo pri video konferencii podkopáva profesionalitu celej porady. Najmä v prípade, že ste organizátor, majte na pamäti, že technické záležitosti musia byť vyriešené ešte pred začatím meetingu. Každá virtuálna porada by mala mať vopred známy cieľ a tému, aby účastníci vedeli, čo môžu očakávať a ako môžu prispieť ku konverzácii. Všetky materiály vrátane programu by ste preto mali vopred pripraviť a rozposlať – pričom, kľúčoví účastníci by mohli diskutovať o materiály online. V tomto dokumente špecifikujte cieľ stretnutia a n ezabudnite pripraviť akékoľvek odkazy, prezentačné súbory, videá, prihlasovacie údaje a poznámky, ktoré by ste mohli potrebovať počas schôdzky.

2.        Určite si základné pravidlá

Jedným zo špecifík online porád je aj to, že neviete dobre čítať reč tela druhej osoby, či udržiavať očný kontakt. To dokáže narobiť problémy pri striedaní sa v komunikácii. Môže sa stať, že účastníci budú hovoriť jeden cez druhého, alebo naopak, nebudú mať odvahu hovoriť vôbec.  Určite preto dopredu poradie, v ktorom budete hovoriť a dodržujte ho. Dobrou voľbou môže byť aj slovo, ktoré ľudia môžu povedať, keď dokončia svoju myšlienku, alebo naopak, ak by chceli vstúpiť do debaty. Mali by ste tiež stanoviť pevný časový harmonogram pre každú položku programu a rozhodnúť, aké kritické rozhodnutia alebo ciele je potrebné urobiť. Držte sa svojho stanoveného plánu a pravidiel a možnosť efektívneho zakončenia bude hneď reálnejšia.

3.         Navoďte pohodovú atmosféru

Väčšina ľudí bude pravdepodobne účastníkmi takejto virtuálnej porady po prvý raz a môžu sa preto cítiť neisto. V prípade, že poradu organizujete Vy, bolo by dobré navodiť priateľskú náladu.
Začnite tým najkonvenčnejším odbúravačom ľadov, ktorým je jednoduchá otázka – „Ako sa máte?“ Treba ju však položiť každému účastníkovi osobitne. Doprajte všetkým zainteresovaným priestor na neformálnu konverzáciu. Tento „small talk“ dá šancu spojiť na osobnej úrovni skôr, ako sa pustíte do práce – presne tak, ako tomu býva aj pri stretnutiach tvárou v tvár. Tempo meetingu udržiavajte na pomalšej báze, aké by bolo počas osobnej schôdzky, aby ste umožnili diskusie a otázky. Tento čas naviac dá navyše ľuďom šancu popremýšľať a zosumarizovať svoje myšlienky, ako aj urobiť si dôležité poznámky.

4.        Udržiavajte pozornosť všetkých kolegov

Bežným scenárom počas virtuálnych porád je to, že po chvíli ľudia stratia pozornosť. Koniec koncov, nie je tu nikto, kto by im bránil v kontrole svojich mobilných telefónov či otvorení novej karty v prehliadači. Jedným zo spôsobov, ako pomôcť všetkým sústrediť sa, je požiadať ich o vypnutie upozornení a odloženie svojich telefónov. Pripomeňte účastníkom, aby počas schôdzky venovali plnú pozornosť tomu, čo sa prezentuje a obmedzovali rozptýlenia, ako sú e-mailové a textové správy.

Takisto môžete dať každému v tíme nejakú úlohu, niekto bude merať čas, ďalší bude robiť poznámky, jednoducho zaistite, aby boli všetci zainteresovaný. Často a nahlas revidujte to, čo sa hovorí, aby účastníci mohli vyjadriť akékoľvek námietky alebo dodatky, ktoré by mohli mať. K takýmto otázkam ich samozrejme povzbudzujte aj z Vašej strany. A nakoniec, pokladajte otázky aj Vy, pričom sa snažte, aby boli s otvoreným koncom. Manažér, ktorý poradu vedie, by totižto mal uprednostňovať konverzáciu medzi účastníkmi, pričom by mal byť opatrný, aby táto diskusia zahŕňala všetkých.  

5.        Rekapitulácia a spätná väzba

Asi päť až desať minút pred ukončením stretnutia sa opýtajte svojho tímu, či má nejaké ďalšie otázky alebo obavy. To je čas, kedy sú účastníci otvorení zdieľať svoje výhrady alebo pochybnosti. Nie každý však môže byť naklonený zdieľať svoje dodatočné otázky alebo obavy s celou skupinou. Vytvorte preto cielenú príležitosť na ďalší kontakt odoslaním následného e-mailu s podpornými dokumentmi alebo poznámkami o tom, čoho stretnutie týkalo a aké kľúčové rozhodnutia boli prijaté. Zároveň je to šanca, ako získať spätnú väzbu od účastníkov prostredníctvom krátkeho prieskumu. Opýtajte sa, čo by na meetingu vylepšili, čo fungovalo a čo zaostávalo.     

 

 

Galéria: